Главная / Таблицы
Автоматизация Google Таблиц
У вас уже есть таблица, и вы каждый день что-то в ней двигаете руками. Я делаю так, чтобы она двигала это сама: считала, меняла статусы, подсвечивала просроченное и собирала отчёт к концу месяца.
Почему не «настоящая программа»
Таблица уже стоит у вас и уже всем понятна
Малому бизнесу редко нужна CRM за 30 тысяч в месяц. Чаще нужна та же таблица, но чтобы она перестала требовать ручного труда. Сотрудников не надо переучивать — они работают там же, где работали.
Доступ с телефона, из дома, у трёх человек одновременно. Ничего не устанавливается, ничего не ломается при переустановке Windows, и данные не пропадут вместе со сломавшимся компьютером.
Возможности
Что таблица может делать сама
Берём то, что съедает больше всего времени, и снимаем это с людей.
-
Двигать заказы по этапам
Поставили галочку «забрал» — заказ сам ушёл на следующий этап, дата проставилась, ответственный подставился.
-
Подсвечивать просроченное
Строка краснеет сама, когда заказ висит дольше положенного. Не нужно вспоминать и сверять даты глазами.
-
Считать деньги и зарплату
Выручка, расходы, сдельная оплата по каждому сотруднику, надбавки за смену — пересчитывается на лету.
-
Собирать отчёт за период
Отдельный лист с итогами за месяц: сколько сделали, сколько заработали, кто сколько отработал. Одна кнопка.
-
Писать вам, когда что-то важное
Новая заявка, просрочка, кончился расходник — уведомление придёт в мессенджер или на почту.
-
Убирать за собой
Ночью старые закрытые заказы уезжают в архив. Рабочий лист не превращается в свалку из десяти тысяч строк.
На примере
Как выглядит система целиком
Это описание настоящего проекта, который работает каждый день. Заказ проходит семь этапов, и на каждом таблица делает часть работы за людей.
-
1
Заявка
Прилетает из бота или заводится вручную. Таблица присваивает номер и ставит дату.
-
2
Забор
Курьер отметил забор — подставились его имя, время и адрес. Заказ ушёл на следующий этап.
-
3
Работа
Этапы обработки идут по очереди, каждый со своим сроком. Застрявшее подсвечивается.
-
4
Готово к выдаче
Как только все этапы пройдены, заказ сам попадает в список готовых к доставке.
-
5
Доставка
Собирается маршрут на день, курьер видит только свои адреса.
-
6
Оплата
Отмечается способ и сумма, считается сдельная часть зарплаты исполнителей.
-
7
Архив
Ночью закрытые заказы уезжают на отдельный лист. Утром рабочий лист снова чистый.
-
✓
Отчёт
В любой момент — итоги за период: заказы, выручка, зарплата, загрузка по дням.
Цены
Сколько стоит
Небольшую задачу часто видно сразу — тогда назову точную цену в первом же ответе.
Вопросы
Что обычно спрашивают
Excel я тоже умею, но честно скажу: для совместной работы Google Таблицы удобнее — доступ с телефона, история правок, несколько человек одновременно. Обычно предлагаю перенести, перенос беру на себя.
Стараюсь работать с тем, что есть — люди привыкли к своим колонкам. Но если структура мешает автоматизации, скажу об этом прямо и объясню, что и зачем менять.
Таблица остаётся вашей, на вашем Google-аккаунте. Мне нужен доступ на время работы, после сдачи вы его забираете. Скрипты живут внутри самой таблицы, никуда данные не уходят.
Месяц после сдачи чиню бесплатно. Перед началом работ делаю копию таблицы — к ней всегда можно откатиться. Всё, что скрипт делает автоматически, можно выключить одним переключателем.
Всё, что имеет смысл менять — тарифы, сроки, цвета подсветки, тексты уведомлений, — выношу в отдельный лист настроек. Меняете там, без правки кода.
Покажите свою таблицу
Посмотрю и скажу, что в ней можно автоматизировать в первую очередь и сколько это будет стоить. Разбор бесплатный.